반복 서류 작성 자동화 — 손해사정 업무에서 정형 서류를 도구로 만들기

반복되는 정형 서류를 자동화했습니다

손해사정 업무에는 판단이 필요한 영역이 많습니다. 약관을 해석하고, 의무기록을 검토하고, 청구 방향을 정하는 일입니다. 그런데 그와 별개로, 사건마다 거의 동일한 형식으로 반복해서 작성하는 정형 서류도 상당히 많습니다.

이 반복 서류 작성을 자동화했습니다. 분석이나 발견을 돕는 도구는 이전에 다룬 적이 있는데, 이번 것은 결이 조금 다릅니다. 판단을 돕는 도구가 아니라, 정형 작업 자체를 덜어주는 생산 도구입니다.

 

매번 같은 형식으로 만드는 서류

사건 하나를 처리하면 정형화된 서류가 여러 장 발생합니다. 내부 정리용 자료, 의뢰서, 회신서 같은 것들입니다.

이러한 서류는 형식이 거의 고정돼 있습니다. 사건마다 들어가는 내용만 달라질 뿐, 틀 자체는 동일합니다. 그럼에도 매번 양식을 열고 항목을 채우고 형식을 맞추는 작업을 반복하고 있었습니다. 한 건당 몇 분이지만, 누적되면 적지 않은 시간입니다.

 

현재 작동 방식

텔레그램통해서 명령

지금은 사건 정보를 입력하면 해당 정형 서류들의 초안이 한 번에 생성됩니다. 내부 정리용 자료와 의뢰서, 회신서 초안이 형식까지 맞춰진 상태로 출력됩니다.

양식을 열고 항목을 채우는 데 들이던 시간이 거의 사라졌습니다. 사람이 하던 단순 반복 작업을 도구가 대신하는 구조입니다.

 

정확도는 100%가 아닙니다

폴더 자동 생성 후 파일 자동 저장

솔직히 정확도가 완벽하지는 않습니다. 가끔 어긋나는 부분이 있습니다.

그래서 생성된 초안은 반드시 다시 확인하고 수정합니다. 도구가 만드는 것은 어디까지나 초안이며, 그것을 검토해 완성하는 일은 사람의 몫입니다. 사용하면서 어긋나는 지점이 발견되면 그때그때 규칙을 보완해 나가고 있습니다. 처음부터 완벽하게 만들기보다, 실제로 사용하며 정밀화하는 방식입니다. 이전에 만든 분석 도구도 같은 방식으로 다듬어 왔습니다.

 

자동화의 목적

목적은 분명합니다. 반복 작업을 덜어내면, 판단이 필요한 업무에 집중할 여유가 생깁니다.

서류 양식을 채우는 데 쓰던 시간을 사건을 더 깊이 검토하는 데 사용할 수 있습니다. 약관을 더 살피고, 놓친 청구가 없는지 더 따지는 일입니다. 실제로 중요한 것은 그쪽입니다. 단순 반복은 누가 하더라도 결과가 같으므로, 그 부분은 도구에 맡기는 편이 합리적이라고 판단했습니다.

 

앞으로의 계획과 경계

다음 단계로는 손해사정서나 의견서와 같은 문서의 초안 작업까지 도구가 보조할 수 있도록 확장해볼 계획입니다.

다만 여기서도 경계는 동일합니다. 이러한 문서는 결국 사람이 판단해 완성하는 것입니다. 도구가 담당하는 것은 반복되는 틀과 초안을 마련하는 데까지이며, 그 안에 담기는 판단 자체는 도구가 대신할 수 없습니다. 그 선을 넘어 도구가 판단까지 대체하게 만들면 오히려 위험합니다.

 

정리

반복은 도구에, 판단은 사람에게. 제가 AI를 활용하는 방식은 그렇습니다. 사람을 대체하는 것이 아니라, 사람이 핵심 업무에 집중하도록 잔손을 덜어주는 역할입니다.

아직 다듬는 과정에 있지만, 서류 작성에 쓰던 시간이 줄어든 만큼 사건을 검토하는 시간이 늘었습니다. 제게는 그 변화가 가장 큽니다.

오늘은 여기까지 정리해 두겠습니다.

엘리트손해사정법인 배승휴 팀장